نطاق الوظيفة
تقوم مهام مراقب المواد على متابعة المبيعات الحقيقية ونسب النمو للمبيعات ومتابعة فواتير المبيعات ومعالجتها حسب الحالة (فواتير غير مدخلة، مبيعات خاطئة، اصناف متشابهة) ومعالجة اخطاء الجرد بالاضافة الى تعريف الاصناف الجديدة وتتبع الاصناف التي تتسبب بالخسارة ومطابقة المبيعات الحقيقية والارصدة على النظام.
اهداف الوظيفة
- متابعة المبيعات ونسب النمو
- متابعة فواتير المبيعات ومعالجتها
- متابعة نتائج الجرد ومعالجة الاخطاء
- تعريف الاصناف الجديدة
- تتبع الاصناف التي تسبب الخسارة
- تعريف وانشاء/اغلاق الاصناف على النظام
- مراقبة الاسعار في الفروع الداخلية والخارجية بشكل دوري واثناء العروض
- استمرارية تحديث وترحيل البيانات على النظام
المهام الوظيفية والمسؤوليات
- معالجة الاصناف للفروع الخارجية والداخلية والعقبة من خلال متابعة الفواتير الغير مدخلة من قبل الفروع وقسم المشتريات ومتابعة الاصناف العالقة لدى الانتاج ومعالجة اخطاء الجرد ومشاكل المبيعات الخاطئة وتصحيحها على الفواتير والنظام وربط ارقام العروض بالارقام الاصلية على النظام والاصناف المتشابهة بالاضافة الى تتبع الاصناف التي تسبب خسارة مع قسم المشتريات للتدقيق على الفواتير المرسلة من المولات ومقارنتها مع النظام لضمان ضبط صحة بيانات الفواتير وكميات المخزون من المواد والاصناف المباعة ومطابقتها للنظام
- تعريف الاصناف الجديدة على النظام من خلال استلام كشف بالمواد الجديدة المراد تعريفها من دائرة التسويق ودائرة المشتريات يحتوي على كافة التفاصيل المطلوب تعريفها على بطاقة المادة على النظام (خصائص الصنف، وحدة القياس، العائلة/الفئة، الضريبة، الوحدة/المبيعات وآلية التوريد، .... الخ) لضمان تحديث الاصناف على النظام واستمرار العمليات التشغيلية دون توقفات
- تنسيق وتفعيل العروض الاسبوعية على النظام والموازين من خلال مراسلة الممولات لتعريف العروض واعداد باعداد كشوفات معلومات الاصناف المراد اجراء تعديل على اسعارها والمراد تعريفها داخل الفروع وتعديل معلومات الضريبة ومعلومات تعديل الاسم لتقديم الدعم لفريق المبيعات وجذب العملاء الجدد وتحقيق النمو في المبيعات وزيادة الحصة السوقية.
- تعريف الاصناف وضبط الاسعار والضريبة من خلال استلام طلب التعريف من الجهات المعنية واستخراج البيانات من الموازين واعطاء الارقام الجديدة للأصناف بناء على التسلسل الرقمي المتبع وتعريفه على النظام وتعريفها على خانات الباركود لكل كرت مادة بشكل منفصل بالاضافة الى اعداد نماذج الاكسل لبيانات الاصناف لكل شريك في حال طلب تعديل الاسعار متضمنة الاسم والكود الخاص بالمول والضريبة والسعر الجديد والقديم ورمز hs code ومخاطبة المولات لضمان تعريف الاصناف الجديدة في الوقت المحدد وضبط التكاليف.
- متابعة حالة الاصناف في المولات من خلال طلب كشوفات الاصناف من الشركات وجمع البيانات والمراسلات الحاصلة خلال الشهر وحصر الاصناف الجديدة التي تم تعريفها والاصناف التي تم تعديلها ومطابقتها على النظام بالاضافة الى الاحتفاظ بها وتوثيقها في كشوفات مخصصة لضمان وجود المرجعية في حال حدوث اي اخطاء على النظام لدى المولات و مطابقة الاسعار على النظام والموازين شهرياً
- ضبط تعريف وايقاف الاصناف على النظام والموازين من خلال التنسيق مع مخطط الطلب ومدير العمليات عند الغاء اصناف او تعريف اصناف جديدة في الفروع حيث يتم تحديد الفروع المسموح تعريف الصنف لها والفروع الغير مسموح تعريفه لها ثم يتم عكس عملية تعريف/ايقاف الاصناف على النظام والموازين والتعميم على الفروع لضمان ضبط الاصناف على النظام والموازين حسب نظام التصنيف المعتمد.
- تقديم الدعم والاسناد من خلال استقبال مشاكل الفروع المتعلقة بعدم تحديث البيانات او عدم ادخال الاصناف على النظام والعمل على حل المشكلة لضمان استمرارية العمليات التشغيلية في الفروع.
- تنفيذ اي مهام أخرى يطلبها المدير المباشر في حدود الاختصاص الوظيفي
مؤشرات الاداء الرئيسية
- تحديث الاصناف على النظام
- مطابقة الاصناف المباعة على النظام مع المبيعات الفعلية
- معدل مطابقة الارصدة على النظام
- مطابقة الموازين والنظام من حيث الاصناف والاسعار
- ضبط الاسعار والاصناف على النظام
- معدل الدقة في تنفيذ عمليات التعديل على الاسعار والاصناف
