نطاق الوظيفة
تقوم مهام اخصائي مشتريات على ضمان توفير احتياجات المجموعة من المواد اللازمة لتسيير العمليات التشغيلية من مواد التعبئة والتغليف، القرطاسية، المستلزمات واللوازم، المعدات والاجهزة المكتبية، الاثاث، قطع الغيار، والمركبات والمكائن اللازمة لتشغيلها بأعلى جودة و أقل كلفة بالوقت المناسب وبكميات مثالية تتناسب مع مساحة التخزين المتوفرة ومعدل الاستهلاك .
اهداف الوظيفة
- ضمان تزويد المجموعة باللوازم الصناعية والادارية والخدمات بالوقت المحدد
- تقليل التكاليف.
- مراقبة معدل دوران المخزون من اللوازم والمعدات والتصرف بالاصناف الغير ضرورية التي لم يعد لها استخدام.
- ضمان الجودة العالية للوازم وباقل التكاليف.
- ضمان الكميات المثالية التي تتناسب مع المساحة التخزينة ومعدل الاستهلاك.
المهام والمسؤوليات
- مراقبة الارصدة ومستويات المخزون للاصناف على النظام من خلال سحب كشف الارصدة من النظام وتحليل الكميات حسب الحد الادنى للصنف ومعدل الاستهلاك الشهري وفترة التوريد والمساحة التخزينة المتاحة وتحديد الاصناف التي بحاجة الى تعزيز حسب اهمية الصنف ومعدل الاستهلاك والاولوية للصنف لتجنب انقطاع المواد والمحافظة على مستوى المخزون.
- اعداد واصدار طلبات الشراء للمواد التي بحاجة الى تعزيز المخزون منها من خلال طلب اسعار من الموردين وعمل مقارنة للاسعار والمواصفات وفترة التوريد واختيار المورد اامثل بناء على السعر والجودة والسرعة بالتوريد ثم العمل على اعدا طلبات المواد على النظام وتحويلها على طلبات شراء بناء على موافقة الرئيس التنفيذي على طلب المواد لضمان توفير المواد المطلوب تعزيزها بالوقت المحدد وبأقل التكاليف.
- توثيق العقود السنوية الخاصة بالمجموعة من خلال البحث عن الشركات المزودة للخطمات المطلوبة وطلب العروض وعمل نماذج المقارنة من حيث الاسعار والخدمات المقدمة وعرضها على الرئيس التنفيذي لاختيار العرض الانسب وطلب العقود من الشركة المزودة وتوقيعها حسب الاصول واصدار طلب الشراء المطلوب وحفظ نسخ العقود الموقعة لدى الدائرة الادارية لضمان توفير الخدمات المطلوبة في الوقت المحدد واستمرارية تقديم الخدمة من المزودين حسب البنود التعاقدية وتجنب اي مخالفات وتعريض المجموعة لتكاليف اضافية
- متابعة عمليات توريد الاصناف من خلال التواصل مع مورد الصنف المطلوب وتحديد الكميات ووقت التوريد حسب طلب الشراء المعتمد والمتابعة مع المستودعات للتأكد من استلام الاصناف ومطابقة الكميات المستلمة وكلفتها مع طلب الشراء والفواتير من الموردين بالاضافة الى استلام سندات الاستلام من المستودعات وارفاقها مع طلب الشراء والفاتورة وتسليمها للدائرة المالية لضمان توريد الاصناف في الوقت المحدد وتجنب اي توقفات في العمليات التشغيلية.
- تعريف الموردين الجدد على النظام من خلال التحقق من عدم وجود المورد على النظام والتواصل مع المورد وطلب بياناته الخاصة (سجل تجاري، رقم ضريبي، الشخص المسؤول، العنوان، ...الخ) ومن ثم تعريف المورد على النظام وادخال كافة البيانات وارسال رقم المورد مع عمر الذمة للدائرة المالية للتحقق من معلوماته وتفعيله على النظام لضمان تحديث قاعدة بيانات الموردين على النظام وتسيير العمليات التشغيلية.
- ف الاصناف الجديدة على النظام من خلال التحقق من عدم وجود الصنف على النظام وتصنيف الصنف حسب شجرة المواد المعتمدة واضافة الصنف على النزام حسب التصنيف المناسب ووحدة التوريد على النظام لضمان تحديث قاعدة بيانات الاصناف على النظام واصدار طلبات الشراء في الوقت المحدد.
- تنفيذ جميع ما يطلبه الرئيس المباشر في حدود الاختصاص الوظيفي
مؤشرات الاداء الرئيسية
- معدل التأخير في توفير اللوازم والمعدات
- نسبة الخطأ في بيانات الموردين والاصناف على النظام
- عدد التوقفات المسجلة
- معدل التأخير في تعريف الموردين الجدد
- معدل التأخير في تعريف الاصناف الجديدة
- معدل الالتزام بتوفير مستوى آمن من المخزون
الشهادات المهنية
يفضل ان يكون حاصل على شهادة متخصصة في ادارة الامداد والتزويد supply chain management
