نطاق الوظيفة
تقوم مهام مدير الفرع على ادارة العمليات التشغيلية في الفرع وضمان تنفيذ الخدمات والعمليات التشغيلية وفق أعلى معايير تقديم الخدمة والجودة بما يحقق رسالة ورؤية الشركة والأهداف البيعية والوصول إلى الايرادات المستهدفة ويحقق رضا العملاء عن الخدمات المقدمة. بالاضافة الى ضمان امتثال الفرع والدوائر والاقسام للسياسات والاجراءات المعتمدة في الشركة والمتطلبات القانونية وضبط التكاليف التشغيلية للفرع.
العناية بالصيانات الدورية التي يتطلبها الفرع من حيث المعدات والأدوات المستخدمة لضمان إدامتها وكفاءة تشغيلها، بالاضافة الى تأهيل وتطوير العاملين في الفرع بما يضمن رفع كفائتهم وتأهيلهم لتحقيق الاهداف المخطط لها
اهداف الوظيفة
- ادارة الفرع من الناحية التشغيلية
- الالتزام بالسياسات والاجراءات المعتمدة.
- رفع كفاءة العمليات التشغيلية
- المساهمة في بناء مؤشرات الاداء القياسية للفرع
- بناء مؤشرات الاداء لفريق العمل
- مراقبة وضبط المصاريف التشغيلية للفرع
- تحقيق الاهداف البيعية المخطط لها.
- تحقيق الايرادات المخطط لها.
- زيادة معدل رضى العملاء عن الخدمات المقدمة.
- التعامل مع شكاوى العملاء
- تنفيذ عمليات الصيانة للفرع
المهام الوظيفية والمسؤوليات
- تحقيق هدف المبيعات من خلال متابعة تنفيذ خطط البيع وتوزيع هدف المبيعات الشهري على الاقسام بناء على نسبة معدل كل قسم من اجمالي المبيعات بناء على الفترات السابقة وتوزيع الهدف اليومي على ورديات العمل والتركيز على اصناف محددة وضمان توفر وعرض الاصناف بشكل دائم والاشراف على الموظفين لتقديم الخدمة للعملاء بالشكل الامثل وحث وتدريب الموظفين على البيع الافقي والعمودي لضمان تلبية احتياجات العملاء وتحقيق هدف المبيعات والايرادات المخطط لها
- ادارة ومتابعة العمليات التشغيلية للفرع من خلال متابعة توزيع المهام وتنفيذها واعداد جداول الدوام الاسبوعية لفريق العمل ومتابعة تنفيذها وتوزيع ورديات العمل وضبط وتنظيم اجازات الموظفين ومتابعة تجديد الشهادات الصحية والاشراف على فتح/اغلاق الفرع وتحديد الموظفين المعنيين بالاجراء بالاضافة الى التاكد من جاهزية الانظمة للعمل والتواصل مع دائرة تكنولوجيا المعلومات في حال وجود اي ملاحظات لضمان استمرارية العمليات التشغيلية للفرع وتجنب اي توقفات.
- ادارة ومتابعة الشؤون الادارية للموظفين من خلال ادارة طلبات السلف واعتماد نماذج طلب السلفة ومتابعة التزام الموظفين بالسياسات والاجراءات واتخاذ الاجراءات الادارية اللازمة في حال مخالفتهم لها حسب النظام الداخلي لضمان تلبية احتياجات الموظفين الشخصية والتاكد من امتثالهم للسياسات والاجراءات المعتمدة.
- تقييم اداء الموظفين من خلال متابعة اداء وسلوكيات الموظف خلال فترة التجرية واعادة تقييمه بشكل سنوي حسب النموذج المعتمد ومناقشة التقييم مع الموظف المعني واعطاء التوجيهات اللازمة لتحسين الاداء ورفع الكفاء وتقويم السلوك لضمان قيام الموظفين بالمهام الموكلة اليهم وتحقيق الاهداف.
- العمل على نقل الخبرات والمهارات الى فريق العمل من خلال تدريبهم بحسب معايير التشغيل القياسية وعقد الاجتماعات الدورية ومناقشة خطط العمل والتحديات وكيفية مواجهتها وتقييم الاداء الدوري والتوصية بالتدريب المطلوب لتأهيل فريق العمل ورفع الكفاءة والانتاجية ومستوى الخدمات المقدمة.
- ادارة علاقات العملاء من خلال متابعة الشكاوى الواردة من العملاء والعمل على حلها والاستقصاء عن مستوى رضى العملاء عن الخدمات المقدمة واي مقترحات مقدمة لتطوير مستوى الخدمة لضمان بناء الثقة والولاء لدى العملاء بالعلامة التجارية للشركة واستقطاب عدد اكبر من العملاء.
- متابعة توفير الاصناف والمستلزمات للفرع من خلال اعداد طلبية المواد للفرع (توريد محلي، توريد خارجي، طلبيات موسمية) وتعبئتها على النموذج المعتمد والتواصل مع المعنيين في قسم المشتريات ومراقبة المواد ومتابعة استلامها ومطابقة المواد المستلمة بالمواد التي تم طلبها ومخاطبة المعنيين في حال عدم المطابقة بالاضافة الى تجهيز طلبية المخبوزات الشهرية لضمان توفير الاصناف والمستلزمات في الوقت المحدد وتلبية احتياجات العملاء.
- ادارة المرتجعات من خلال حصر المنتجات الواجب ارجاعها وتسجيلها على النموذج المعتمد مع بيان سبب الارجاع والكمية وارسال كشوفات الارجاع للبضاعة التالفة وغير الصالحة للدوائر المعنية للعمل على سحبها من الفرع لضمان سلامة المنتجات المعروضة وصحة الارصدة على النظام ولدى الفروع.
- متابعة جودة الاصناف من خلال التحقق من التعبئة والتغليف ومعلومات بطاقة البيان وجودة الصنف وتسجيل كامل الملاحظات وارسالها لدائرة الجودة لضمان جودة الاصناف المعروضة في الفرع والحفاظ على صورة المنتج النهائي لدى العملاء.
- العناية بصيانة الفرع من خلال رصد ومتابعة اي ملاحظات تستدعي اجراء عمليات الصيانة للادوات والمعدات المستخدمة والصيانة العامة للفرع وتسجيلها على الكشف المعتمد وارساله الى قسم الصيانة لتنفيذ عمليات الصيانة اللازمة لضمان جاهزية الفرع وكافة الادوات والمعدات لتنفيذ العمليات التشغيلية للفرع.
- متابعة جرد الصناديق واستلام النقد من خلال التدقيق على جرد الكاش والتاكد من تعبئة امين الصندوق للنموذج المعتمد بالشكل الصحيح لضمان مطابقة عمليات البيع للنقد وتسليمها للمحصل المالي.
- متابعة اداء المنافسين من خلال زيارة المنافسين والاطلاع على الاسعار والاصناف ودراستها ورفعها للادارة وإعطاء التوصيات اللازمة لضمان اتخاذ الاجراءات اللازمة وتحقيق الميزة التنافسية.
- متابعة تنفيذ اجراءات الجرد الدوري (السنوي، الربع سنوي) من خلال توزيع المهام على المعنيين بتنفيذ الجرد والتحقق من دقة الجرد بالتنسيق مع رئيس لجنة الجرد لضمان مطابقة الارصدة على النظام وارض الواقع ومطابقة المبيعات مع الكميات المتوفرة.
- تنفيذ اي مهام أخرى يطلبها المدير المباشر في حدود الاختصاص الوظيفي
مؤشرات الاداء الرئيسية
- تحقيق الاهداف البيعية
- تحقيق الايرادات المخطط لها
- ضبط التكاليف التشغيلية
- رفع مستوى الخدمات المقدمة
- رفع معدلات رضى الزبائن
- امتثال الفروع للسياسات والاجراءات المعتمدة
- توسيع قاعدة العملاء
