الأهداف الرئيسية للوظيفة:
تنفيذ ومتابعة عمليات الشراء الخاصةبالشركة بما يضمن توفير المواد والمنتجات والخدمات المطلوبة بالجودة المناسبة والكمية المناسبة وفي الوقت المناسب وبأفضل تكلفة ممكنة مع الالتزام بسياسات واجراءات المشتريات المعتمدة في الشركة .
حجم المسؤولية والمساءلة:
مسؤولية داخلية : تنفيذ ومتابعة عمليات الشراء ضمن نطاق الصلاحيات الممنوح له .
حدود المساءلة تتم من خلال مدير المشتريات بحدود مهامه ومسؤولياته والصلاحيات الموكلة له و لكل مهمة على حدا
واجبات الوظيفة:
متابعة أوامر الشراء والتأكد من تسليمها في الوقت المحدد.
إجراء مراجعات دورية للأسعار وتحديثها للمواد الاستهلاكية.
تسجيل الفواتير المقدمة في ملفات المتابعة المخصصة.
حفظ وأرشفة الفواتير الورقية ووثائق المشتريات.
التنسيق لخدمات اللوجستيات والشحن السريع، بما في ذلك شحنات الاستيراد والتصدير.
متابعة أوامر الشراء المفتوحة وطلبات التوريد عبر نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).
تنفيذ عمليات الشراء الداخلية وفقًا لإجراءات وسياسات الشركة.
التأكد من اكتمال ودقة ملفات المشتريات قبل المراجعة النهائية من قبل أخصائي المشتريات الأول.
الحصول على كشوفات الحساب الشهرية والسنوية من الموردين والتنسيق مع قسم المالية لإجراء المطابقات والتسويات اللازمة.
الحفاظ على سجلات تتبع عمليات المشتريات وإعداد التقارير ذات الصلة.
أدوات وحدود الاتصال:
اتصال مباشر: يتواصل مباشرة مع كل من
- مسؤوله المباشر وزملائه بالدائرة
أدوات الاتصال: عن طريق الاتصال الهاتفي/ مباشرة مع الزملاء /بالبريد الالكتروني
نطاق العمل والحدود وصلاحية القرار:
نطاق العمل: يعمل على المستوى الداخلي للشركة وبالمنطقة الجغرافية المحددة له
حدود الصلاحيات
ضمن اطار الصلاحيات االتي يتم منحها من قبل مسؤوله المباشر وما تتطلبه طبيعة الوظيفة الموكلة له
المؤهلات العلمية والخبرات العملية:
المؤهلات العلمية:
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة
الخبرات العملية:
خبرة 1-2 سنوات في مجال المشتريات ويفضل بشركات مشابهة لعمل الشركة مثل السلع الاستهلاكية أو الأطعمة والمشروبات
المعرفة /المهارات/الكفاءات:
- مهارات التفاوض
- ادارة الموردين
- المهارات التحليلة
- الانتباه للتفاصيل
- ادارة الوقت
- الوعي بالتكاليف
- العمل ضمن الفريق .
مؤشرات الاداء :
- نسبة التوفير في تكاليف الشراء
- نسبة التوريدات التي تمت في الموعد
- الوقت المستغرق لاتمام عملية الشراء
- الفروقات بين الاسعار المخططة الوفعلية
- الالتزام بسياسات واجراءات المشتريات
- اضافة وتقييم مورديين مؤهلين عند الحاجة
- دقة واكتمال مستندات المشتريات
- الامتثال لتعليمات وسياسات الشركة الداخلية
- علاقته مع الزملاء
