نطاق الوظيفة
تقوم مهام اخصائي المشتريات على توفير البضائع والاصناف وضمان استمرارية توريدها في الوقت المطلوب ضمن معايير الجودة المعتمدة وضبط تكاليف عملية الشراء بالاضافة الى عمل طلبات الشراء على النظام ومتابعة تنفيذها.
تنفيذ طلبيات الفروع والمستودعات ومتابعة معدل دوران الاصناف الخاص بهم
اهداف الوظيفة
- توفير البضائع والاصناف للفروع والمستودعات
- ضمان توريد البضائع والاصناف في الوقت المطلوب
- متابعة دوران المخزون في المستودعات والفروع
- ضبط التكاليف
المهام الوظيفية والمسؤوليات
- توفير البضائع والاصناف من خلال التحقق من ارصدة المستودعات على النظام وتحديد الكميات المطلوبة والتواصل مع المورد لتزويد الكميات المطلوبة بناء على عقود التوريد المبرمة والتاكد من مطابقة الاصناف لمعايير الجودة وعمل طلب شراء على النظام وتبليغ المستودعات بمواعيد التسليم لضمان تليبة احتياجات المستودعات من البضائع في الوقت المحدد
- مطابقة فواتير التوريد مع طلبات الشراء من خلال استلام الفواتير من المالية والتحقق من مطابقتها لطلب الشراء من حيث الاصناف والكميات والـتأكد من تنفيذ عملية الاستلام لدى المستودعات ثم يتم عمل كشف بكامل الفواتير وتسليمها للدائرة المالية لضمان تنفيذ طلبات الشراء بالشكل الصحيح
- متابعة معدل دوران المخزون في المستودعات من خلال استخراج بيانات البضائع من النظام والتحقق من معدل دوران المخزون ومقارنته في مبيعات الصنف لضمان اعادة البضائع الراكدة الى المورد بناء على البنود التعاقدية وعدم تكدس البضاعه وتجنب التلف او انتهاء الصلاحية وحدوث الخسائر
- تنفيذ طلبيات الفروع من خلال استلام طلبيات الفروع في اليوم المحدد حسب السياسة وتجميعها وارسالها الى المورد وفتح طلب شراء في كل فرع ويتم استلام الفواتير من المورد او الفروع والمصادقة عليها من الادارة ومطابقتها لطلب الشراء وتسليمها للدائرة المالية لضمان تلبية حاجة الفروع من الاصناف ووالبضائع في الوقت المحدد
- تنفيذ طلبيات المستودعات من خلال التحقق من الكميات المتوفرة بالمستودعات ومعدل استهلاك الصنف للفترة القادمة مقارنة بالسنة السابقة او توقع معدل الاستهلاك ثم يتم طلب كمية تكفي لأسبوعين بعد اضافة نسبة احتياطية لتغطي المخزون الآمن وفترة التوريد وفتح طلب شراء على النظام وارساله للمورد للبدء بعمليات التوريد حسب العقود المبرمة لضمان تلبية احتياجات المستودعات من البضائع والاصناف في الوقت المحدد.
- البحث عن اصناف جديدة ومستحدثة من خلال الاطلاع على كل ما هو جديد في الاسواق والتواصل مع الموردين والمنافسين لضمان تطوير منتجات جديدة تنافسية واستقطاب اكبر عدد من شرائح العملاء
- تنفيذ اي مهام أخرى يطلبها المدير المباشر في حدود الاختصاص الوظيفي
مؤشرات الاداء الرئيسية
- توفير الاصناف والبضائع للفروع في الوقت المحدد
- توفير الاصناف والبضائع للمستودعات في الوقت المحدد
- تنفيذ طلبات الشراء في الوقت المحدد
- تخفيض تكاليف عمليات الشراء
- ضمان استمرارية عملية التوريد للمواد والاصناف والتأكد من توافرها وعدم انقطاعها.
- ضبط ومراقبة دوران الاصناف والمخزون في الفروع والمستودعات
