المسؤوليات الوظيفية
التراخيص:
متابعة تواريخ انتهاء التراخيص والمتطلبات التالية:
وزارة الصحة (MOH)
التسجيل في ضريبة القيمة المضافة (VAT)
الدفاع المدني
رخصة المنشأة من البلدية
السجل التجاري
الفحص الطبي للعمالة
فحص ما قبل الزواج
فحص كورونا (COVID-19)
الختان
الرخصة الأمنية / شرطة المركز الوطني للامتثال البيئي (24 ساعة)
المساعدة في استخراج بطاقات ورخصة البلدية للموظفين التالية أدوارهم:
ممرضة التعقيم
عامل النظافة
الزيارات للجهات الحكومية:
زيارات للجهات الحكومية: وزارة العمل، الدفاع المدني، البلدية، المركز الوطني للامتثال البيئي (NCEC)، الهيئة العامة للغذاء والدواء (SFDA)
الرد على استفسارات الزوار ومساعدتهم.
إعداد تقرير موجز لأهم النقاط أو التعليقات التي تم طرحها أثناء الزيارة وتقديمه للمدير الطبي.
الإبلاغ عن أي تقصير أو مخالفات تمت ملاحظتها من قبل الزوار خاصة في الأقسام التي تقع تحت إشرافه المباشر.
الأنظمة الحكومية:
مراجعة عشوائية لمدخلات البيانات اليومية في منصة (صحّة SEHA) من قبل الموظفين تحت إشرافه، مثل:
الإجازات المرضية / مرافقة المريض
بيانات الفحص الطبي للعمالة
تقديم طلبات رصيد النقاط عبر منصة "منصة صحتي" من خلال النظام الإداري.
التعريف بالعمل (Orientation):
التأكد من إتمام جميع المهام المتعلقة بالتعريف بالوظيفة، خاصة للموظفين التابعين لقسم العمليات.
استقبال الموظفين الجدد وتقديم التعريف الأولي لهم حسب الإجراءات المعتمدة.
وصول الأطباء الجدد:
تجهيز كافة الإجراءات اللازمة قبل وصول الأطباء الجدد، مثل:
طلب تفاصيل العقد (السكن، المواصلات، النقاط من الأقسام الأخرى)
تجهيز العيادة (لوحة الباب، الختم، الاسم في نظام صحّة، الزي الموحد، الأدوات الأساسية)
إعادة تفتيش السكن بعد الصيانة.
التواصل المستمر مع الطبيب لتلبية أي احتياج خدمي.
مراجعة وجدولة جداول العمل والإضافي للموظفين غير الطبيين:
مراجعة وتحديث جداول عمل:
قسم تجربة العملاء: كل أسبوعين.
قسم الخدمات المساندة: شهرياً.
الموافقة على الإضافي للموظفين غير الطبيين، وأيضاً الطبيين المشاركين في العمليات التشغيلية.
وضع خطط بديلة عند غياب الموظفين بسبب طوارئ أو أحوال جوية.
إشعار رؤساء الأقسام المعنيين عند غياب أحد رؤساء الأقسام، مع إخطار المدير الطبي.
نظام إدارة الموارد البشرية:
إدخال وإدارة الجداول الزمنية للموظفين تحت إشرافه.
مراجعة والموافقة على الطلبات في النظام خلال 24 - 48 ساعة.
التواصل مع الفريق حول أي موافقات مطلوبة.
طلبات الإجازات (للموظفين غير الطبيين):
مراجعة تواريخ الطلب وأهميته.
تقييم توفر الموظفين خلال فترة الطلب.
التأكد من إرفاق كافة المستندات المطلوبة في النظام.
يجب تقديم الطلب قبل شهر على الأقل، ما لم تكن هناك حالة طارئة.
عدم السماح بالإجازات السنوية خلال رمضان وبداية الموسم (سبتمبر - ديسمبر).
السياسات والإجراءات:
تطبيق السياسات والإجراءات والمذكرات المعتمدة.
طلب التحديثات عند وجود ممارسات غير مناسبة للفرع.
التأكد من توحيد التطبيق في جميع أقسام العمل.
تقييم الموظفين:
إجراء التقييمات حسب الجدول: خلال فترة التجربة، بعد انتهائها، سنويًا، أو للترقيات وتجديد العقود.
الأصول الثابتة / المصاريف:
الإشراف الكامل على الأصول الثابتة.
تقديم طلبات الأصول الجديدة في نظام (ERP).
الإبلاغ عن أي أصول مفقودة أو متضررة.
التأكد من توقيع الموظفين على استلام الأصول.
إدارة المخزون:
التنسيق مع مسؤول اللوجستيات.
متابعة طلبات المخزون الجديدة.
التحقق من تطابق سجلات النظام مع الكميات الفعلية.
إجراء تفتيشات عشوائية على المخزون في الاستقبال وخدمة العملاء.
الصيانة:
الصيانة غير الطبية:
الإشراف على قسم الصيانة والتنظيف.
مراجعة الطلبات اليومية في النظام.
التحقق من استكمال أعمال الصيانة.
التنسيق مع الأقسام الأخرى حول أي أعمال صيانة تؤثر على العمل.
الصيانة الطبية:
التأكد من تطبيق الإجراءات التالية:
الصيانة الوقائية
الطوارئ
الصيانة الإدارية
قياسات (TLD) والجودة
الإبلاغ عن أي تأخير.
النظافة:
الإشراف الكامل على فريق النظافة.
إجراء تفتيشات يومية وعشوائية.
مراجعة طلبات أدوات ومستهلكات النظافة.
تدريب الفريق شهريًا على النظافة والسلامة.
جرد العناصر:
متابعة صلاحية طفايات الحريق.
إجراء جرد شهري مشترك أو منفرد.
الإبلاغ عن أي مخالفات عبر نموذج (OVR).
تنفيذ المشاريع والخطط:
التنسيق مع الأقسام الأخرى لتنفيذ المشاريع.
تقديم تقارير دورية حول التقدم ومقترحات التحسين.
التسويق:
إرسال طلبات التصميم عبر الرابط المخصص.
التنسيق مع فريق التسويق والإنتاج.
متابعة المحتوى في الشاشات الرقمية.
المشاركة في جلسات التصوير.
رفع طلبات التخفيضات التسويقية للجهات الرسمية.
الأنظمة والأجهزة الإلكترونية:
التنسيق مع قسم تقنية المعلومات.
متابعة أعمال الصيانة وتقديم تقارير فنية.
اقتراح تحديثات تقنية بالتعاون مع المدير الطبي.
استرداد المبالغ وإلغاء الفواتير:
مراجعة وموافقة الطلبات المستحقة فقط.
التأكد من وجود أسباب مكتوبة وموقعة.
الخصومات:
تخفيض حتى 20% على الخدمات الفردية.
لا يُسمح بالتخفيضات على الباقات.
أكثر من 20% يتطلب موافقة المدير الطبي.
التقارير والعروض التقديمية:
مراجعة وتحليل تقارير:
تقارير الهوية (EID)
تقارير المناوبة الليلية
طلبات الصيانة
الاجتماعات:
الرجوع إلى تقويم الأنشطة للمجمع الطبي.
التفتيش:
تفتيش يومي على غرفة النفايات الطبية.
تفتيش شهري عشوائي على الأقسام الحيوية.
فحص دوري لسيارات الإسعاف.
الشكاوى:
إدارة الشكاوى عبر النظام الإداري وبرنامج (ASANA).
التنسيق مع الأقسام المعنية لحل المشكلات.
التصعيد للمدير الطبي عند الحاجة.
الخدمات الطبية الخارجية:
التأكد من تطبيق الإجراءات المعتمدة مع الجهات المتعاقدة.
المختبرات
الأشعة
الولادات والمستشفيات المحولة
خدمات الرعاية المنزلية
المقابلات:
إجراء مقابلات للوظائف غير الطبية.
تقديم ملاحظات دقيقة لقسم الموارد البشرية.
الاحتفاظ بالموظفين:
تنفيذ أنشطة تعزيز الرضا الوظيفي.
التعرف على مشاكل الموظفين مبكرًا والعمل على حلها.
التواصل مع HR والجهات المعنية لتحسين بيئة العمل.
 
اللوجستيات:
ضمان الالتزام بإجراءات الطلبات والصرف.
متابعة طلبات التوريد والصيانة.
النقل:
متابعة صيانة المركبات وسيارات الإسعاف.
التحقق من فحص السائقين للمركبات يومياً.
متابعة سجلات الصيانة والاستخدام.
السكن:
متابعة سكن الموظفين وصيانته ونظافته.
ترتيب السكن حسب الوظيفة والأقدمية.
تقديم الدعم والخدمات اللازمة داخل السكن.
المطالبات والموافقات:
التنسيق مع موظفي التأمين.
متابعة الحضور والانضباط داخل القسم.
التصعيد عند غياب الموظف أو عدم تجاوبه.