نطاق الوظيفة
تقوم مهام مخطط العرض على تحويل خطط الطلب الصادرة من قسم تخطيط الطلب الى طلبات فعليه بالتركيز على استمرارية العرض والتعامل مع الانحرافات، والعمل على تخصيص المخزون عن طريق تخطيط وتنظيم عمليات المشتريات لتوفير الاصناف في الوقت المناسب وبأعلى جودة وأقل تكلفة ، وذلك من خلال البحث عن مصادر توريد جديدة وتأمين المواد الأساسية والثانوية لضمان عدم انقطاع أي صنف.
مراقبة معدل دوران الأصناف ومتابعة التقارير العالمية للمبيعات، لتحديد الطلب ضمن الجداول الزمنية المحددة، ومناقشة البنود التعاقدية للحصول على الاصناف ضمن معايير الجودة المعتمدة وتقليل التكاليف.
إدارة علاقات الموردين من خلال التواصل المستمر وحضور المؤتمرات والمعارض لتوسيع قاعدة الموردين، والحفاظ على تعدد الموارد، وبناء قاعدة بيانات شاملة للموردين والمصادر والمعلومات الخاصة بالأصناف واجراء التحديثات عليها، وإعداد أوامر الشراء وإدخال عروض الأسعار على النظام.
اهداف الوظيفة
- تخطيط عمليات الشراء لضمان توفر الاصناف بأعلى جودة واقل تكلفة وضمن الجداول الزمنية المحددة.
- التقيد والالتزام بالانظمة والتشريعات والاتفاقيات المحلية والدولية لتجنب اي تكاليف اضافية مترتبة على مخالفتها.
- تنفيذ ومتابعة عمليات الشراء واستلام البضائع ومطابقتها للشروط والمعايير مع الدوائر المعنية.
- ضمان استمرار توفر الاصناف بأعلى جودة ممكنة وعدم انقطاعها أو تكدسها .
- تطوير علاقة قوية مع الموردين المعتمدين والسعي لاستقطاب موردين جدد لتحقيق مصالح استراتيجية متبادلة مع الحفاظ على تعدد المصادر لكل صنف.
- مراقبة مستويات المخزون والابلاغ عن الانحرافات التي يتم رصدها .
- المشاركة في عمليه تطوير الاصناف .
- ادارة التفاوض على العقود للحصول على أفضل معايير الجودة للمنتجات وضبط تكاليف الشراء.
- اغلاق طلبات الشراء والمتابعة مع الدوائر/الاقسام المعنية (المستودعات، المالية).
المهام الوظيفية والمسؤوليات
- مناقشة طلبات قسم تخطيط الطلب من خلال استلام المعلومات وتقارير المخزون والموارد الاخرى الواردة من قسم التخطيط وتحليلها لتحديد الاحتياج الفعلي للبضاعة والوقت الانسب لوصولها وتلبية احتياج السوق المحلي بناءً على محددات وعوامل عديدة من ضمنها ( المواسم، الاسعار العالمية، جودة الاصناف المتوفرة، احتياج السوق المحلي وغيرها) لضمان توفير البضائع حسب ما هو مخطط له وضمن المعايير المحدده
- تحديث قائمة الاسعار محليا ودوليا من خلال الرجوع الى بيانات الموردين الحاليين والمحتملين التي تم جمعها خلال المشاركة في المؤتمرات والمعارض والتواصل معهم لطلب عروض اسعار بالاصناف المطلوبة (على الاقل 3 عروض) ويتم التفاوض مع الموردين ومناقشة كافة العوامل المؤثرة في قرار الشراء (التكاليف، معايير الجودة، المواصفة، مواعيد التوريد، شروط الشحن والدفع) وعمل جدول مقارنة العروض واعطاء التوصيات ومشاركة النتائج مع الرئيس التنفيذي لاتخاذ قرار الشراء حسب السياسات لضمان ضبط تكاليف عمليات الشراء.
- تنفيذ ومتابعة اجراءات عمليات الشراء من خلال استلام عقود الشراء من المورد بعد اخذ الموافقه الشفهية من المدير التنفيذي وانشاء طلب الشراء على النظام متضمنا تفاصيل الاتفاق (السعر، الكميات، شروط الشحن، آلية الدفع، الصنف والتعبئة، اوقات الشحن والتوريد)، ومن ثم يتم تفعيل طلب الشراء بعد استكمال الموافقات واعداد امر الشراء على النظام وارفاق نسخة من العقد ومتابعة الموافقة على امر الشراء كما يتم التنسيق مع الدائرة المالية في حال وجود دفعة مقدمة لتحويل المبلغ ومتابعة استلام السويفت وارساله للمورد لضمان تنفيذ عمليات الشراء بالوقت المحدد والالتزام بالبنود التعاقدية وفواتير الشراء واتمام عملية الدفع.
- متابعة عمليات استلام البضائع من خلال استلام الفواتير من المستودعات والتحقق من مطابقة الفواتير لشروط التعاقد (الاسعار، الكميات، المجموع، رقم طلب الشراء، رقم الاستلام) وتزويد الدائرة المالية بالفواتير وكشف يتضمن كافة تفاصيل الفواتير لضمان مطابقة عمليات الاستلام للبنود التعاقدية وفواتير الشراء.
- متابعة تنفيذ عمليات الشحن من خلال تجهيز تعليمات الشحن وبطاقة الصنف ومراجعة البنود التعاقدية ومواصفة الصنف المطلوب والتحقق من اشتراطات الصنف الصحية والمتعلقة بالجمارك وتعبئة نموذج تعليمات الشحن بالبيانات المطلوبة ومن ثم يتم تجهيز بطاقة الصنف باللغتين العربية والانجليزية وارسالها مع العقد الموقع مرفق بامر الشراء والليبل ونموذج تعليمات الشحن للمورد ورفعهم على امر الشراء على النظام وفتح ملف استيراد بكامل الوثائق وتسليمه لقسم الخدمات اللوجيستية والتخليص الجمركي لمتابعة عمليات الشحن كما يتم التحقق من الالتزام بالتواريخ المتفق عليها بالتنسيق مع قسم الخدمات اللوجيستية والرجوع للمورد في حال عدم الالتزام لضمان استيفاء المتطلبات القانونية للتخليص الجمركي والالتزام بالبنود التعاقدية وتنفيذ عمليات الشحن بالوقت المحدد.
- اعداد دراسة السوق من خلال جمع بيانات السوق من حيث (معدل استهلاك الاصناف، منشئ الصنف، المنافسيين، مستوى الاسعار، سلوك المستهلك، وفرص النمو) ودراسة وتحليل البيانات التي تم جمعها واعطاء التوصيات المتعلقة بتطوير المنتجات وعقد الشراكات المهنية مع الموردين ومناقشة المقترحات مع دائرة المبيعات والتسويق وتحديد فرص البيع المتاحة وعرض النتائج على الرئيس التنفيذي لاتخاذ القرار النهائي لضمان تطوير الاعمال وتحقيق الميزة التنافسية .
- تحديث اسعار البيع بشكل دوري من خلال متابعة اسعار الشراء محليا ودوليا وتحديد مؤشرات الاسعار ومقارنتها بالسعر الحالي واسعار المنافسين والتغيرات في السوق ودراسة الاصناف وجمع المعلومات المتعلقة بها (الموسم، المواصفات، الكميات) وتحليل التقارير الصادرة عن الاصناف وتوقع العوامل التي قد تؤثر على الطلب مثل التباطؤ الموسمي او مشكلات المحاصيل والعروض الترويجية القادمة بالاضافة الى تذبذب الاسعار ومشاركة نتائج الدراسة مع المبيعات لضمان دقة وصحة اسعار البيع وتحقيق الايرادات المخطط لها
- تحديث اسعار البيع عند تغيير الاسعار من خلال التواصل مع قسم المبيعات للتحقق من سعر السوق المحلي والمنافسين وطباعة نموذج التسعير الجديد من النظام بسعر الشراء والكميات المدرجة على امر الشراء وارفاق جدول يبين كميات المخزون والكميات القادمة للتخزين، ويتم التواصل مع الموردين للتحقق من سعر السوق العالمي ويتم تحليل البيانات المجمعه واعطاء التوصيات اللازمه ويتم عرض الدراسة على الرئيس التنفيذي والرئيس التنفيذي لدائرة المبيعات لاعتماد التوصيات او اقتراح توصيات باسعار بيع اخرى وارسال ايميل لقسم المبيعات لتعديل السعر على النظام لضمان تحقيق الربحية المخطط لها.
- متابعة ارصدة المخزون من خلال سحب كشف بالارصدة من النظام وتحليل البيانات (الارصدة الحالية، معدل الاستهلاك، توقع المبيعات، موسم الصنف، الحملات التسويقية المخطط لها، الحد الادنى للطلب، مدة التوريد) ورصد الانحرافات ومناقشتها مع المعنيين في قسم تخطيط الطلب ودائرة المبيعات وتعديل خطط العرض بناء على النتائج بالاضافة الى البحث عن مناشئ جديدة للتعامل مع حالات نقص الاصناف نسبة الى فترات التوريد ومتابعة حركة كافة الاصناف المعرفة باستمرار بغض النظر عن الموسم لضمان تحديث خطط العرض بناء على الكميات المطلوبة ووقت التوريد لضمان توفر البضائع بشكل دائم وعدم انقطاعها وتجنب تكدسها.
- متابعة حالات عدم المطابقة من خلال تلقي تبليغ الشكاوى المتعلقة بالبضائع من دائرة الجودة سواء في حالة استلام البضائع او شكاوى العملاء ويتم التحقق من نوع المشكلة وكامل التفاصيل المتعلقة بها ومن ثم يتم تبليغ المورد بعدم مطابقة البضائع للمواصفات والمعايير المتفق عليها وترتيب زيارة للمورد للإطلاع على ظروف التصنيع والتخزين والتحقق من وجود مشاكل فيها اذا كان المورد محلي وفي حال عدم ثبوت اي مشاكل في العمليات يتم التعامل مع العميل من قبل دائرة الجودة وفي حال ثبوت مشاكل يتم الحصول على تعويضات مالية وابلاغ الدائرة المالية بتعديل السجل المالي للمورد، وفي حالة المورد الخارجي يتم الحصول على تعويضات مالية مباشرة لضمان مطابقة البضائع للمواصفات والمعايير وتحقيق رضا العملاء عن جودة المنتجات المقدمة.
- تحديث وتوسيع قاعدة بيانات الموردين من خلال البحث عن مورديين جدد في(المواقع الالكترونية،العلاقات مع الموردين الحاليين، حضور المعارض العالمية) يتم التحقق من المعايير والشروط الواجب توفرها في التعامل التجاري مع الموردين الجدد مثل (موافقتهم على شروط السداد حسب ما يتناسب مع الشركة،قبول المورد لكافة الاتفاقيات المتعارف عليها والمقبولة من كافة الجهات....الخ) وفي حال اعتمادهم يتم ادخال كافة البيانات والملاحظات الخاصة بهم على قاعدة بيانات الموردين، اما الموردين الحاليين يتم التحقق من نتائج تقيماتهم المعتمدة، ويتم تحديث بياناتهم كل 3 اشهر بناء على التقييم المعتمد للموردين وحسب ذلك يتم زيادة او تقليل طلبات التوريد بناء على درجة التقييم لضمان زيادة قائمة الموردين وتوفر خيارات دائمه لعملية التوريد بأفضل جودة واقل كلفة.
- تعريف الموردين الجدد على النظام من خلال ارسال النموذج المعتمد للمورد للقيام بتعبئة البيانات الخاصة به ومن ثم يتم ادخال كافة البيانات اللازمة ويتم التنسيق مع الدائرة المالية لتفعيل المورد على النظام لضمان توثيق بيانات الموردين على الانظمة العاملة ومتابعة السجل المالي على النظام.
- متابعة تسديد المبالغ المستحقة للموردين من خلال استلام اشعار من المورد الخارجي بضرورة تسديد الدفعة المستحقة بناء على العقود المبرمة، وتبليغ الدائرة المالية باستحقاق تسديد الدفعه للمورد وتزويدهم بكشف حساب من المورد، والحصول على سندات الدفع للمبالغ المطلوبة وتزويد المورد بها وتزويد الدائرة المالية بسند القبض لضمان تسديد الالتزامات المستحقة على الشركة في الوقت والالتزام بالبنود التعاقدية.
- متابعة طلبات الشراء المحلية من خلال متابعة توريد البضائع وتجهيز العائلات الاسبوعية للعائلات المحلية بتحديث عائلة الصنف المحلي ومراجعتها مع ادارة القسم ومتابعة استلام البضاعة والادخال الفعلي واغلاق طلبات الشراء المحلية بمطابقة الفاتورة مع طلب الشراء على النظام وتسليم الفواتير للدائرة المالية لضمان تنفيذ عمليات الشراء المحلية في الوقت المحدد واغلاق طلبات الشراء حسب السياسات والاجراءات المعتمدة.
- تنفيذ اي مهام أخرى يطلبها المدير المباشر في حدود الاختصاص الوظيفي
مؤشرات الاداء الرئيسية
- عدد الموردين الجدد
- عدد التوقفات المسجلة لانقطاع الاصناف
- نسبة ضياع الفرص البيعية بسبب الانقطاع
- معدل توسع قاعدة الموردين
- نسبة الخطا في البيانات المدخلة على النظام
- معدل التأخير بتنفيذ عمليات الشراء
- معدل التأخير في تحديث قاعدة بيانات الموردين
- معدل التأخير في تعريف الموردين الجدد على النظام
- عدد المناشئ الجديدة
الشهادات المهنية:
يفضل ان يكون حاصلا على شهادة مهنية متخصصه في ادارة الامداد والتزويد.
