نطاق الوظيفة
تقوم مهام ضابط تخطيط العرض على توفير الاصناف المحددة بالجودة والسعر المناسبين بالوقت المحدد وضمان عدم انقطاع الصنف وعدم تكدس البضائع المخزنة، بالاضافة الى متابعة ومراقبة اوقات الحصاد واختيار المنشأ المناسب حسب الجودة والسعر ومتطلبات السوق.
اهداف الوظيفة
- توفير الاصناف في الوقت المحدد
- الالتزام بمعايير الجودة المعتمدة
- تجنب تكدس البضائع
- ضبط تكاليف الشراء
- تعدد مصادر التوريد
- تقديم الدعم لاقسام المبيعات
المهام الوظيفية والمسؤوليات
- توفير الاصناف من خلال استلام الطلب من مخطط الطلب ومن ثم تحليل البيانات والرجوع الى البيانات التاريخية على النظام او قواعد البيانات وقاعدة بيانات الموردين للحصول على بيانات الموردين السابقين او الجدد ويتم التواصل مع الموردين عبر قنوات الاتصال المعتمدة ومخاطبتهم لتزويد الشركة بعروض اسعار للاصناف المطلوبة (على الاقل 3 عروض) من ثم يتم التفاوض حول الاسعار لتحصيل افضل سعر وعمل جدول مقارنة لاختيار المورد المناسب والتعاقد معه لضمان توفير الاصناف بالوقت المحدد وتجنب الانقطاعات والتوقفات
- اعداد طلبات الشراء من خلال استلام عقود الشراء من المورد على الايميل وانشاء طلب الشراء على النظام وادخال السعر والكميات وشروط الشحن والية الدفع المتفق عليها وكامل تفاصيل الصنف والتعبئة واوقات الشحن والوصول ويتم تفعيل طلب الشراء بعد استكمال الموافقات اللازمة من الدوائر والاقسام لضمان سير عمليات الشراء وتوثيقها ضمن الاجراءات المعتمدة
- تعريف الموردين الجدد على النظام من خلال التحقق من عدم وجود المورد على النظام والتواصل مع المورد وطلب بياناته الخاصة بتعبئة النموذج المعتمد ومن ثم تعريف المورد على النظام وادخال كافة البيانات والتنسيق مع الدائرة المالية للتحقق من معلوماته وتفعيله على النظام لضمان تحديث قاعدة بيانات الموردين على النظام وتسيير العمليات التشغيلية.
- متابعة تنفيذ عمليات الشحن والشراء من خلال تجهيز تعليمات الشحن وبطاقة الصنف ومراجعة البنود التعاقدية ومواصفة الصنف المطلوب والتحقق من اشتراطات الصنف الصحية والمتعلقة بالجمارك وتعبئة نموذج تعليمات الشحن بالبيانات المطلوبة ومن ثم يتم تجهيز بطاقة الصنف باللغتين العربية والانجليزية وارسالها مع العقد الموقع مرفق بامر الشراء والليبل ونموذج تعليمات الشحن للمورد ورفعهم على امر الشراء على النظام لضمان استيفاء المتطلبات القانونية للتخليص الجمركي والالتزام بالبنود التعاقدية وتنفيذ عمليات الشحن بالوقت المحدد.
- تحديث اسعار البيع بشكل دوري من خلال متابعة اسعار الشراء محليا ودوليا وتحديد مؤشرات الاسعار وسحب نموذج التسعير الجديد من النظام مجهز سلفاً بسعر الشراء والكميات المدرجة على امر الشراء ويتم التواصل مع الموردين لتحقق من سعر السوق عالميا ومقارنتها بالسعر الحالي واسعار المنافسين والتغيرات في السوق ودراسة الاصناف وجمع المعلومات المتعلقة بها وتحليل التقارير الصادرة واعطاء التوصيات اللازمة ومشاركة نتائج الدراسة مع اقسام المبيعات والمالية لتعديل السعر على النظام لضمان دقة وصحة اسعار البيع وتحقيق الايرادات المخطط لها.
- متابعة حالات عدم المطابقة من خلال تلقي تبليغ دائرة الجودة والمستودعات لحالات عدم المطابقة/نقص عند استلام البضائع من المورد او شكاوى العملاء ويتم التحقق من نوع المشكلة وكامل التفاصيل المتعلقة بها ومن ثم يتم تبليغ المورد بعدم مطابقة البضائع للمواصفات والمعايير المتفق عليها وترتيب زيارة للمورد للإطلاع على ظروف التصنيع والتخزين والتحقق من وجود مشاكل فيها اذا كان المورد محلي وفي حال عدم ثبوت اي مشاكل في العمليات يتم التعامل مع العميل من قبل دائرة الجودة وفي حال ثبوت مشاكل يتم الحصول على تعويضات مالية وابلاغ الدائرة المالية بتعديل السجل المالي للمورد، وفي حالة المورد الخارجي يتم الحصول على تعويضات مالية مباشرة لضمان مطابقة البضائع للمواصفات والمعايير وتحقيق رضا العملاء عن جودة المنتجات المقدمة.
- متابعة تنفيذ عمليات الشحن من خلال التحقق من تاريخ عمليات الشحن على عقود الشراء ومتابعة الالتزام بالتواريخ المتفق عليها بالتنسيق مع قسم الشحن وفي حال عدم الالتزام يتم التواصل مع المودين للاستفسار عن الاسباب لضمان الالتزام بالبنود التعاقدية وشروط الشحن
- توفير الوثائق للمبيعات من خلال استلام طلب تحضير الاوراق للاصناف المستلمة لقسم المبيعات مع تواريخ الانتاج وارقام الباتش والبحث على نظام ساب لاحضا المطلوب وحذف البيانات غير اللازمة وارسالها لضمان توفير المطلوب لتقديم عطاءات او اتمام المبيعات الخارجية
- مطابقة فواتير الشراء المحلية من خلال اسلام فواتير الشراء من المستودعات ويتم التحقق من تفاصيل الفواتير (الاسعار، الكميات، المجاميع، رقم طلب الشراء، رقم الاستلام) ومطابقتها على النظام وشروط التعاقد من ثم يتم ارسال كشف بتفاصيل الفواتير للدائرة المالية وتسليمهم الفواتير وانتظار ردهم بالاستلام لضمان صحة ودقة فواتير الشراء ومطابقتها للبنود التعاقدية وتحديث حسابات الموردين.
- متابعة تسديد المبالغ المستحقة للموردين من خلال استلام اشعار من المورد الخارجي بضرورة تسديد الدفعة المستحقة بناء على البنود التعاقدية، وتبليغ الدائرة المالية باستحقاق تسديد الدفعه للمورد وتزويدهم بكشف حساب من المورد، والحصول على سندات الدفع للمبالغ المطلوبة وتزويد المورد بها وتزويد الدائرة المالية بسند القبض لضمان تسديد الالتزامات المستحقة على الشركة في الوقت والالتزام بالبنود التعاقدية.
- متابعة ارصدة المخزون وتعزيزها من خلال سحب كشف بالارصدة من النظام وتحليل البيانات (الارصدة الحالية، معدل الاستهلاك، توقع المبيعات، موسم الصنف، الحملات التسويقية المخطط لها، الحد الادنى للطلب، مدة التوريد) ورصد الانحرافات ومناقشة نتائج التحليل مع اخصائي تخطيط الطلب وتحديد الكميات المراد شراؤها ووقت التوريد لضمان توفر البضائع بشكل دائم وعدم انقطاعها وتجنب تكدسها.
- تحديث وتوسيع قاعدة بيانات الموردين من خلال البحث عن موردين جدد في(المواقع الالكترونية،العلاقات مع الموردين الحاليين، حضور المعارض العالمية) والتحقق من المعايير والشروط الواجب توفرها في التعامل التجاري مع الموردين الجدد مثل (موافقتهم على شروط السداد حسب ما يتناسب مع الشركة، قبول المورد لكافة الاتفاقيات المتعارف عليها والمقبولة من كافة الجهات....الخ) وفي حال اعتمادهم يتم ادخال كافة البيانات والملاحظات الخاصة بهم على قاعدة بيانات الموردين لضمان تعدد المصادر والمناشئ وايجاد بدائل تضمن استمرارية عمليات التوريد بأفضل معايير الجودة واقل التكاليف.
- تنفيذ اي مهام أخرى يطلبها المدير المباشر في حدود الاختصاص الوظيفي
مؤشرات الاداء الرئيسية
- معدل التأخير بتوفير الاصناف
- عدد الموردين الجدد
- عدد التوقفات المسجلة لانقطاع الاصناف
- نسبة ضياع الفرص البيعية بسبب الانقطاع
- نسبة الخطا في البيانات المدخلة على النظام
- معدل التأخير في تنفيذ عمليات الشراء
- معدل التأخير في تحديث قاعدة بيانات الموردين
- معدل التأخير في تعريف الموردين الجدد على النظام
- نسبة الخطأ في بيانات الموردين
الشهادات المهنية:
يفضل أن يكون حاصل على شهادة متخصصة في ادارة الامداد والتزويد supply chain management
