نطاق الوظيفة
تقوم مهام محاسب الذمم المدينة الرئيسي على ادارة التحصيلات المالية ومتابعة تحصيل الذمم المالية المترتبة على العملاء في الموعد المحدد وتقليل الذمم المتعثرة وتعزيز التدفق النقدي اللازم لتمويل العمليات التشغيلية في الشركة.
اهداف الوظيفة
- متابعة استحقاق الذمم المدينة وعمليات التحصيل
- تعزيز التدفق النقدي
- تقليل اعمار الذمم
- تخفيض نسبة الديون المتعثرة
- ادارة حسابات العملاء
المهام الوظيفية والمسؤوليات
- متابعة تحصيل الذمم المستحقة من خلال سحب قائمة الفواتير المستحقة عن النظام وتصنيف الفواتير حسب تاريخ الاستحقاق والمبالغ ومن ثم يتم ارسال اشعارات للعملاء المعنيين بالفواتير المستحقة والتواصل مع العملاء او مندوبي البيع لمتابعة الفواتير المتأخرة والاستفسار عن حالة الدفع والتعامل مع اي مشكلة تتعلق بالفواتير (خطأ بالفاتورة، اعتراض العملاء) ومن ثم العمل على تسوية اي مشكلات او نزاعات واعداد تقرير الذمم المدينة والمتابعة مع المعنيين في دائرة المبيعات لتحصيل كافة الفواتير والمبالغ المتأخرة لضمان تحصيل الذمم المستحقة للشركة في الوقت المحدد وتعزيز التدفق النقدي.
- تحليل تقرير الذمم المدينة من خلال سحب تقرير الذمم المدينة عن النظام وتصنيف وفرز البيانات بناء على نوع الذمة ومن ثم دراسة وتحليل نتائج التقرير واعداد الملخصات والتوصيات والمتابعة مع الاقسام المعنية في ما يتعلق بالمرتجعات وفواتير المبيعات واي مؤشرات تم رصدها اثناء التحليل لضمان فعالية وكفاءة عمليات التحصيل.
- متابعة تجديد/تنفيذ اتفاقيات التعامل التجاري من خلال مراجعة اتفاقيات التعامل التجاري والتحقق من البنود التعاقدية من حيث سقف الائتمان وفترات السداد وصحة بيانات المفوضين بالتوقيع واكتمال المستندات اللازمة مثل شهادة التسجيل، هوية المفوض ورخصة المهن ومن ثم تحديد البنود الواجب تعديلها وتوضيح الاسباب الموجبة للتعديل ورفع التوصيات المناسبة للادارة المباشرة ومناقشتها واعتمادها وتزويدها لدائرة المبيعات للتوصية واعادة تسليمها للدائرة المالية ورفع التوصية للادارة العليا في حال اختلاف التوصيات بين الدوائر (المالية والمبيعات) ومن ثم استكمال كافة المتطلبات القانونية لتجديد اتفاقيات التعامل التجاري بالتنسيق مع دائرة المبيعات واصدار الاتفاقيات الجديدة ومتابعة التنفيذ على ارض الواقع مع فريق المبيعات والتحقق المستمر من الالتزام بالبنود التعاقدية لضمان تعزيز الكفاءة في تحصيل الذمم وتقليل الديون المتعثرة والالتزام بالبنود التعاقدية.
- التحقق من الوضع القانوني والمالي للعملاء المحليين من خلال التدقيق على موقع سيكرت لبيان اي تعاميم صادرة بحقهم او اي تبليغات نشرت بالجريدة الرسمية للتعثر المالي والشيكات الراجعة لغايات فتح حساب على النظام وضمان حق الشركة من أي ديون مستقبلية.
- ادارة ومتابعة حسابات العملاء من خلال التدقيق على السقف المخصص للعميل من حيث شيكات برسم التحصيل والسقف الائتماني الخاص بالعميل والسير بالاجراءات في حال الالتزام/التجاوز للسقوف المحددة لغايات اعطاء الموافقات على اصدار الفواتير
- متابعة وتسجيل القيود المحاسبية والاشعارات الخاصة فيما يتعلق بذمم المبيعات المدينة من خلال اعطاء موافقات على جميع فواتير المبيعات غير المستوفية للشروط مع التأكيد على عدم تجاوز العميل لسقف الائتمان او التأخر بالتسديد والتأكد بان جميع الفواتير مرتبطة بالدفعات والارجاعات لضمان تقديم كشف اعمار ذمم صحيح ومتابعة تحصيله مع فريق المبيعات.
- متابعة حسابات المراكز التجارية من خلال تدقيق فواتير المبيعات والتأكد من تسليم البضاعة ومتابعة ارجاع البضائع وتحليل ارصدة المراكز التجارية ورفع التقارير الشهرية عن خصومات المراكز التجارية للادارة لضمان متابعة تنفيذ البنود التعاقدية ومدى الالتزام بتنفيذها.
- متابعة وتسجيل القيود المحاسبية والاشعارات الخاصة بحساب المؤسسات المدنية والعسكرية من خلال متابعة حساباتها لعمل تسوية شهرية وحصر الفروقات لغايات تزويدنا بإشعارات لاعتمادها وتقييدها على حساب المؤسسات وبيان فروقات تسجيل الفواتير وارسال مطالبة شهرية بالفواتير غير المسددة للتسديد
- الرقابة على فواتير المبيعات من خلال تدقيق فواتير المبيعات والتأكد من تسليم البضاعة للعملاء وختم العميل وتوقيع المستلم وسندات استلام البضاعة وتسجيل المرتجعات بالاضافة الى التحقق من عملية ربطها بالدفعات الشهرية والارجاعات لضمان تقديم كشف أعمار ذمم صحيح والعمل على التنسيق مع مندوبي المبيعات لتسليم كشوفات الحسابات للعملاء للمطابقة.
- مطابقة الذمم المدينة والتحصيل من خلال مطابقة كشوفات حساب العميل من سجلات الشركة مع كشوفات صادرة من العملاء ورصد الفروقات واعداد نموذج مطابقة الحسابات واعداد كشف الذمم المدينة وارسال مطالبات مالية للعملاء لتسديد المبالغ المترتبة عليهم والتنسيق مع قسم الخزينة او المندوب ليتم تحصيل الدفعات ليتم توزيع الدفعات على الحسابات الخاصة وربطها بالفواتير المستحقة لضمان مطابقة حسابات العملاء وتحصيل المبالغ المستحقة للشركة في الوقت المحدد.
- تنفيذ اي مهام أخرى يطلبها المدير المباشر في حدود الاختصاص الوظيفي.
مؤشرات الاداء الرئيسية
- معدل اعمار الذمم
- قيمة الديون المتعثرة
- معدل التدفق النقدي
- معدل التأخير في تجديد اتفاقيات التعامل التجاري
- معدل التأخير في اصدار اتفاقيات التعامل التجاري الجديدة
- معدل التأخير في تحصيل الذمم المدينة
الشهادات المهنية:
يفضل ان يكون حاصلا على شهادات مهنية ذات صلة.
